سیستم تلفن قدیمی شما این روزها دیگر همانند گذشته‌ها محبوب نیستد و با افزایش تعداد افرادی که از راه دور کار می‌کنند، تلفن‌های ثابت سنتی نمی‌توانند پاسخگوی نیازهای کسب و کار شما باشند. به همین دلیل نیاز است تا در ساختارهای ارتباطی خود یا بازبینی داشته باشید. چرا کهممکن است راه‌های دیگری هم برای مدیریت کسب و کا وجود داشته باشد. اگر به دنبال راه‌های جدید برای مدیرت مرکز تماس خود هستید، درست وست سیل هدف را نشانه گرفته‌اید. موج جدیدی از سیستم‌های تلفنی اداری وجود دارد که به اندازه کافی انعطاف پذیر هستند تا حتی در هنگام کار در خانه، نیازهای یک تیم از راه دور را برآورده کنند. اما در مورد شماره تلفن چه چیزی وچود دارد که باعث می‌شود در مورد آن نگرانی داشته باشیم؟
در این مطلب ویپ سازان به عنوان راهکاری سازمانی به بررسی شماره تلفن مجازی خواهیم پرداخت.
شماره تلفن مجازی چیست؟
شماره تلفن مجازی شماره تلفنی است که محدود به یک مکان ثابت نیست. از شماره‌های مجازی می‌توان برای برقراری یا دریافت تماس با هر تلفنی مانند تلفن‌های VoIP، تلفن‌های همراه یا تلفن های نرم افزاری استفاده کرد. این برای کارمندان در اداره یا کسانی که در خانه کار می‌کنند بسیار مناسب است. در واقع شماره مجازی یک شماره تلفن است که به کمک آن می‌توانید بدون استفاده از تجهیزات سنتی تلفن، تماس تلفنی داشته باشید.
می‌توانید انتخاب کنید کدام دستگاه‌ها تماس‌های ورودی به شماره مجازی را دریافت کنند و در صورت لزوم آن‌ها را تغییر دهید. شماره تلفن‌های مجازی همچنین باعث افزایش ناشناس ماندن نسبت به تلفن ثابت شما می‌شود که افراد می‌توانند آن را در فهرست‌‌های آنلاین پیدا کنند.
در سال‌های اخیر شماره تلفن‌های مجازی محبوبیت بیشتری پیدا کرده‌اند. مشاغل از آن‌ها برای پذیرش تماس مشتریان در سراسر جهان استفاده می‌کنند، صرف نظر از اینکه دفاتر آن‌ها در کجا واقع شده است.
شماره مجازی چگونه کار می‌کند؟
شماره‌های تلفن مجازی به سیم کارت یا آدرس فیزیکی نیاز ندارند. از فناوری ایمن اینترنت برای برقراری تماس تلفنی واقعی بین مردم استفاده می‌کند.
در واقع، شماره‌های مجازی از طریق پروتکل Voice Over Internet (VoIP) تماس را می‌پذیرند. اساساً، این همان فناوری اثبات شده‌ای است که برای برقراری تماس و پیام کوتاه از طریق iMessage WhatsApp یا Google Voice استفاده می‌شود.
VoIP در چند سال گذشته به صورت کامل شکوفا شده است. این سیستم می‌تواند با استفاده از اتصالات باند پهن موجود، ارتباطات را در زمان واقعی فراهم کند. به کمک ارتباطات ابری، تماس‌های تلفنی شما دیجیتالی شده و از طریق اینترنت و از طریق شبکه‌های تلفنی سنتی متصل می شوند می توانید تماس‌های خود را برقرار کنید. به مرور زمان کدک‌های مورد استاده برای ویپ تکامل پیا کرده‌اند و می‌توانند اطلاعات جامع‌تری را با استفاده از اینترنت معمولی، متقل کنند.
در نتیجه، برای برقراری تماس از طریق شماره تلفن VoIP به اتصال اترنت سیمی نیاز ندارید. تا زمانی که اتصال داده سریع و قابل اطمینان داشته باشید - 4G LTE یا Wi-Fi - می‌توانید تماس بگیرید. به این ترتیب شماره تلفن‌های مجازی به شما امکان می‌دهد از تلفن همراه برای برقرای ارتباط استفاده کنید.
تفاوت‌های بین شماره تلفن مجازی و معمولی
میلیون‌ها شماره تلفن وجود دارد که می‌توانید از بین آن ها گزینه مناسب خود را انتخاب کنید. آن‌ها به دو دسته تقسیم می‌شوند: شماره تلفن‌های مجازی و معمولی. بنابراین، تفاوت این دو چیست؟ و چگونه تصمیم می‌گیرید که کدامیک برای شرکت شما بهترین است؟
بیایید با شماره تلفن‌های معمولی شروع کنیم. شماره تلفن‌های سنتی معمولاً توسط شرکت تلفن محلی نصب و ارائه می‌شود. شرکت‌های تلفنی معمولاً خطوط تلفن را به آدرس خیابان محل نصب آن اختصاص می‌دهند.
خطوط تلفن سنتی نیاز به خطوط تلفن دارند که در سراسر ساختمان این سیم کشی‌ها باید ادامه داشته باشد. نصب خطوط مخابراتی در همه ادارات همیشه آسان و عملی نیست.
با این حال یک شماره تلفن مجازی می‌تواند سیار باشد و به یک مکان محدود نمی‌شود. این شماره تلفن‌ها توسط کارمندان در داخل و خارج از دفتر کار، جوابگو خواهد بود، زیرا آن‌ها از PBX ابری مشترکی برخوردار هستند.
مزایای استفاده از شماره مجازی
1- هزینه‌های گران قیمت را حذف می‌کند
افراد می توانند از سیستم تلفن مجازی شما در هر نقطه از جهان و بدون پرداخت هزینه‌های گران تماس استفاده کنند. شما می‌توانید یک شماره تلفن رایگان یا یک شماره تلفن محلی با تخفیف ارائه دهید که ممکن است تماس گیرندگان جهانی از آن استقبال کنند.
شماره گیری مستقیم داخلی مورد نظر (DID) با تماس با شماره مجازی که برای شهر یا کشور خود ایجاد کرده‌اید، آن‌ها را به شخص خاصی که باید با آن صحبت کنند وصل می‌کند. فرقی نمی‌کند که تماس دریافتی از کجای جهاین باشد، مشتری مستقیما به بخش مربوطه متصل می‌شود و می‌تواند نیازهای کاربران را ساده‌تر پاسخ بدهد.
2- افزایش میزان رضایت کاربران
یکی از مهم‌ترین kpiهای مرکز تماس، میزان رضایت کاربران است. به کمک شماره تلفن مجازی به راحتی می‌توانید صف‌های انتظار طولانی را از بین ببرید و میزان رضایت کاربران را افزایش دهید. سیستم‌های تلفن سنتی این امکان ردگیری تماس‌های داخلی را ندارند باعث طولانی شدن صف انتظار شده و در نتیجه میزان رضابت کاربران را کاهش می دهند.
3- خلاص شدن از شر صندوق صوتی
برخی از شرکت‌ها و سازمان ها برای اینکه بتوانند تماس‌های خود را مدیریت کنند، مجبور هستند از صندوق صوتی استفاده کنند. تحقیقات نشان می‌دهد که بسیاری از افرادی که در تماس خود با یک شرکت با صندوق صوتی روبرو می‌شوند، معمولا از پیگیری تماس خود خودداری می‌کنند. به کمک تلفن مجازی و با استفاده از برنامه های جانبی مانند وب فون به راحتی می‌توانید تماس‌های خود را از هر نقطه‌ای از کره زمین مدیریت کنید.
4- فراهم کردن مکان دورکاری
استفاده از شماره تلفن مجازی باعث می‌شود که بتوانید کارمندان خود را به صورت دورکار در اختیار بگیرید. استفاده از شماره تلفن‌های مجازی می‌تواند امکان دورکاری را ساده‌تر کند. بدون اینکه نیاز به سیم کشی‌های معمول یا هزینه‌های هنگفت باشد.
