تلفن گویا چیست؟ بررسی مزایای تلفن گویا

اگر به عنوان یک مشتری از سیستم‌های تلفن گویا متنفر هستید، کاملا حق دارید. زیرا استفاده از این سیستم‌ها در ابتدا ضروری به نظر نمی‌رسد. اما اگر فرض کنید که این سیستم وجود نداشته باشد، تازه به اهمیت سیستم تلفن گویا پی می‌برید. اگر چنین سیستمی وجود نداشته باشد در زمان تماس با یک سازمان، به صورت کلی دچار سردرگمی خواهید شد و برای پیدا کردن بخش مورد نظر خود، دچار مشکل خواهید شد. اما استفاده از سیستم‌های تلفن گویا در مراکز تماس باعث شده است که هم فرایند رسیدگی به مشکلات مشتریان ساده‌تر شود و هم مشتریان راحت‌تر به بخش‌های مورد نظر دسترسی داشته باشند. 

سیستم تلفن گویا چسیت؟

سیستم تلفن گویا یک نرم افزار تلفنی است که مراکز تلفنی از آن برای کمک به مسیر تماس، جمع آوری اطلاعات مشتری و امکان سرویس دهی به مشتری استفاده می کنند. مصرف کنندگان تلفن گویا را به عنوان منوی ابتدای تماس با خدمات مشتری می شناسند. برای مثال ممکن است یک شرکت داخلی شماره 5 را به پشتیبانی فنی اختصاص داده باشد. در این حالت مشتریان با شماره گیری 5 به پشتیبانی فنی متصل می‌شوند و به این ترتیب می‌توان گفت که فرایند رسیدگی به شکایات و مشکلات مشتریان تا حد زیادی ساده‌تر خواهد بود. از فرآیند پیشین می‌توان برای جمع آوری اطلاعاتی استفاده کرد که می‌تواند به اپراتورها منتقل شود تا در لحظه صحبت با مشتری به تمام اطلاعات مربوطه مسلح شوند. به عنوان مثال، سیستم تلفن گویا می‌تواند از تماس گیرنده بخواهد شماره پیگیری یا شماره تماس خود را وارد کند و از این طریق اطلاعات مربوط به تماس‌های قبلی کاربر را در اختیار اپراتور قرار دهد تا اپراتور بتواند به طور موثرتری نیازهای مشتری را رفع کند.

واضح است که یک سیستم تلفن گویا می‌تواند منبع ارزشمندی برای تسریع در پاسخگویی به نیازهای مشتریان باشد. این ویژگی برای کسب و کار شما بسیار مفید است زیرا می‌تواند رضایت مشتری را افزایش دهد و چندین مزیت عملیاتی به همراه داشته باشد.

 

سیستم تلفن گویا چگونه پاسخگویی به مشکلات کاربران را تسریع می‌بخشد؟

استفاده از امکانات و نرم افزارهایی که به هوشمند سازی کسب و کارها کمک می‌کنند، می‌تواند به فرایند پاسخگویی به کاربران کمک کند. این همان چیزی است که به عنوان مشتری دوست داریم با آن روبرو شویم. مزیت‌های زیر تنها گوشه‌ای از کاربردهای مختلف تلفن گویا است که می‌تواند بسیاری از کسب و کارها را متحول کند:

1- حل مشکلات به صورت سلف سرویس

بسیاری از افراد تمایلی ندارند که اپراتورها حرف بزنند. بلکه مایل هستند که بدون هیچ مزاحمتی بتوانند کارشان را انجام دهند. برای مثال فرض کنید که می‌خواهید آخرین صورتحساب موبایل خود را دریافت کنید. در چنین شرایطی برقراری ارتباط با اپراتور فقط می‌تواند مراحل را پیچیده‌تر کند. بنابراین برخی از مشکلات را که به  صورت سلف سرویس می‌توان حل کرد و نیازی نیست که کارها را به اپراتور بسپاریم.

2- ارائه خدمات به صورت 24 ساعته

استفاده از سیستم تلفن گویا این امکان را برای شما فراهم می‌کند که خدمات خود را به صورت 24 ساعته و 7 روز هفته به کاربران خود ارائه کنید. البته در نظر داشته باشید که همچنین امکاناتی تا حد زیادی به استراتژی و ساعات کاری شما مرتبط خواهد بود. در بسیاری از موراد کارها به صورتی هستند که نیاز به حضور شما یا اپراتور نیست و مشتریانتان می‌توانند به صورت خودکار مشکلاتشان را رفع کنند. به عنوان مثال، اگر یک نفر ساعت 11 شب در رختخواب دراز کشیده است و ناگهان به یاد آورد که باید قبض موبایل خود را همان روز پرداخت کند، می‌تواند این کار را از طریق سیستم تلفن گویا انجام دهد.

 

3-ارجاع درست به اپراتور مربوطه

یکی از بزرگ‌ترین کمک‌هایی که سیستم تلفن گویا با خود به همراه دارد، ارجاع درست کاربران به اپراتورهای مربوطه است. به این معنی که با استفاده از راهنمایی که این سیستم در اختیار مشتری قرار می‌دهد، مشتری به راحتی می‌تواند شماره داخلی مورد نظر خود را پیدا کند و با شماره گیری آن مستقیما به اپراتور مورد نظر خود متصل شود. این مورد به نوبه خود ممکن است رضایت مشتریان از پاسخگویی شما را افزایش دهند. این امر همچنین زمان پاسخگویی را به شدت کاهش داده و  باعث افزایش رضایت مشتریان خواهد شد.

 

جمع آوری اطلاعات مشتریان

تلفن گویا می‌تواند داده‌ها را از تماس گیرنده جمع آوری کند و سپس آن‌ها را در اختیار اپراتوری که تماس را کنترل می‌کند، قرار دهد. به عنوان مثال ، تلفن گویا می‌تواند مشتری را بر اساس شماره تلفن یا کد کاربری که وارد می‌کند، شناسایی کند. در نتیجه نیازی نیست که اپراتور به صورت جداگانه این مراحل را طی کند و اطلاعات مختلف را از مشتری بگیرد. در نظر داشته باشید که ترکیب سیستم تلفن گویا و دفترچه تلفن هوشمند مرکز تلکام ایران می‌تواند در هر تماس، مشخصات فرد تماس گیرنده و تاریخچه‌ای از تماس‌های آن را با اپراتور در میان بگذارد. به صورتی که اپراتور به مکالمات قبلی فرد با سایر اپراتورها هم دسترسی خواهد داشت.

 

5- افزایش ابتکار عمل در ارتباط با مشتریان

بر خلاف تصور عموم سیستم‌های تلفن گویا فقط برای تماس‌های ورودی استفاده نمی‌شوند. هنگامی که برای تماس‌های خروجی استفاده می‌شود، می‌تواند حل و فصل سریع‌تر مسئله را به دنبال داشته باشد. به عنوان مثال، ممکن است شرکتی از تلفن گویای خروجی استفاده ‌کند تا مشتریان را در مورد فراخوان محصول مطلع کند.  تلفن گویا می‌تواند گزینه‌های منویی را ارائه دهد که به مشتریان کمک می‌کند براساس آن اطلاعات عمل کنند، از جمله انتخاب اتصال به اپراتور تلفن.برای استفاده از چنین امکاناتی به نرم افزار کمپینگ تلفنی نیاز پیدا خواهید کرد. با استفاده از نرم افزارهای تماسگیر خودکار به راحتی می‌توانید اطلاعیه‌های و موارد مهم را در اختیار تعداد زیادی از کاربران خود قرار دهید. این اصل در بازاریابی می‌تواند بسیار کمک کننده وباشد به صورتی که بسیاری از کسب و کارهای بزرگ و کوچک از این شیوه بازاریابی نهایت استفاد را می‌کنند.

موضوع این نوشته ما در ویپ سازان بررسی سیستم تلفن گویا و مزایای استفاده از چنین امکاناتی بود. امیدواریم توانسته باشیم اطلاعات مفیدی را در این زمینه در اختیار شما قرار دهیم.

منبع: niceincontact