اگر تا کنون وقت خود را صرف جستجوی خدمات تلفنی کسب و کار کرده باشید، احتمالاً اسم سافت فون را شنیده است.
احتمالاً شما قبلاً از خود پرسیده‌اید که تلفن نرم افزاری چیست؟ تفاوت آن با تلفن‌های IP معمولی چیست؟ و آیا واقعاً به آن احتیاج دارید؟ برای پاسخ به همه این سوالات و موارد دیگر به خواندن این مقاله ویپ سازان ادامه دهید.
سافت فون چیست؟
softphone یک نرم افزار است که روی دستگاه متصل به اینترنت و برای برقراری تماس تلفنی نصب شده است. به طور معمول، نرم افزار سافت توسط ارائه دهنده VoIP شما ارائه می‌شود و یک رابط کاربر پسند است که عملکرد آن تقریباً مشابه عملکرد یک تلفن معمولی است. این رابط به کاربران امکان می‌دهد تا به شماره گیری و همه ویژگی‌های همراه با راه حل VoIP، دسترسی پیدا کنند.
به طور کلی، یک تلفن نرم افزاری می‌تواند به تمام ویژگی‌های VoIP شما دسترسی پیدا کرده و آن‌ها را ارتقا دهد، کاری که تلفن‌های سنتی (حتی با آداپتورها) نمی‌توانند آن را انجام دهند. به همین دلیل بسیاری از ارائه دهندگان رابط تلفن نرم افزاری اختصاصی خود را ایجاد کرده اند تا بتوانند خدمات تلفن VoIP خود را همراه داشته باشند.
سافت فون چگونه کار می‌کند؟
وقتی از طریق یک تلفن میز رومیزی تماس می‌گیرید، صدا از طریق شبکه‌ای از سیم‌ها منتقل می‌شود.
soft phoneها با استفاده از داده‌های تلفن همراه سیگنال‌های صوتی الکتریکی را بر روی برج‌های تلفن همراه منتقل می‌کنند. از طرف دیگر، تلفن‌های نرم افزاری با استفاده از فناوری ارتباطات سرویس VoIP کار می‌کنند، بنابراین برای برقراری و دریافت تماس به یک اتصال اینترنت پهن باند بی‌سیم یا پرسرعت با روتر یا مودم نیاز خواهید داشت. همچنین باید دستگاهی با دسترسی به اینترنت، بلندگو و هدست کنفرانس یا میکروفون داخلی داشته باشید.
سرور (SIP) جلسات Voice over IP را در زمان واقعی آغاز می‌کند و سیگنال‌های صوتی آنالوگ را از طریق اتصال به اینترنت به سیگنال‌های دیجیتالی تبدیل می‌کند. این سیستم‌ها نیاز به PBX پیش فرض را برطرف می‌کنند و در بیشتر موارد به جای آن از PBX مبتنی بر ابر استفاده می‌کنند.
تمام کاری که شما باید انجام دهید این است که برنامه تلفن نرم افزاری را بر روی دستگاه های مورد نظر خود بارگیری کنید، دستورالعمل‌های اصلی نصب را دنبال کنید و شروع به برقراری و دریافت تماس کنید.
توجه داشته باشید که تلفن‌های نرم افزاری تنها در صورتی می‌توانند به دستگاه دیگری متصل شوند که تماس گیرنده و گیرنده حداقل دارای یک کدک مشترک و پروتکل‌های Voice over IP یکسان باشند.
در واقع می‌توان گفت استفاده از سافت فون در راستای هوشمند سازی کسب و کار شما است که کمک می‌کند راحت‌تر مرکز تماس خود را مدیریت گنید.
تجهیزات مورد نیاز برای استفاده از سافت فون
درک دقیق و مکرر تلفن‌های نرم افزاری به طرز شگفت انگیزی ساده است. برای اکثر ارائه دهندگان، راه اندازی تلفن نرم افزاری به آسانی پیگیری مراحل نصب برنامه است که معمولاً در عرض چند دقیقه مرکز تماس شما را فعال و راه اندازی می‌کند. تجهیزات مورد نیاز برای استفاده از SOFT PHONE را می‌توان به صورت زیر بیان کرد:
تجهیزات پایه
- یک کامپیوتر رومیزی
- یک هدست VoIP (یا دسترسی به میکروفون و بلندگو در دستگاه شما)
-
برای اطمینان از دستیابی به بهترین صدای ممکن استفاده از هدست توصیه می‌شود. اگر چه ممکن است بلندگوهای عالی و دستگاهی داشته باشید که صدای شما را به خوبی منتقل کند، اما سر و صدا و نویزهای محیطی باعث می‌شوند که استفاه از هدست کاملا منطقی به نظر برسد.
همچنین به یک کامپیوتر رو میزی هم نیاز خواهید داشت. به این منظور می توانید از هر نوع رایانه (لپ تاپ یا دسکتاپ)، تلفن هوشمند یا حتی تبلت استفاده کنید.
نرم افزار سافت فون
اکثر شرکت‌ها ارائه کننده خدمات مرکز تماس و ویپ نرم افزار سافت فون اختصاصی خود را دارند که می‌تواند روی سیستم شما نصب شده و از آن برای مدیریت تماس‌های خود استفاد کنید. نرم افزار سافت فون امکانات مختلفی را در اختیار کاربران خود قرار می‌دهد که محدود به مدیریت تماس‌ها نمی‌باشد. بسیاری از سافت فون‌ها امکاناتی مانند: فکس مجازی، دفترچه تلفن تحت شبکه و پنل پیامکی می‌باشد.
بیشتر بخوانید: جنگ بین فکس اینترنتی و فکس معمولی، کدام یک برنده خواهد شد؟
اینترنت DSL یا کابلی
آخرین و مهم‌ترین، قطعه معمای تلفن نرم افزاری اطمینان از اتصال شما به اینترنت است. شما به یک اتصال اینترنتی قابل اعتماد نیاز دارید که بتواند به پهنای باند کافی دسترسی داشته باشد تا اطمینان حاصل شود که تماس‌هایی با کیفیت و بدون قطعی تجربه کنید.
یک سافت فون استاندارد چه ویژگی‌های دارد؟
با استفاده از سافت فون، گزینه‌های زیادی در اختیار کاربران قرار می‌گیرد. از یک رابط کاربری آسان تا بسیاری از تنظیمات داخلی تماس گیرنده. کاربران می‌توانند آن را متناسب با نیازهای تجاری خود سفارشی کنند. اکثر تلفن‌های همراه با ویژگی‌های استاندارد تلفن شما مانند بی صدا کردن، تلفن گویا، انتقال و فلش و همچنین ویژگی های پیام رسانی آنلاین مانند پیام رسانی فوری ارائه می‌شوند.
- تماس 3 طرفه؛
- خطوط ظاهر تماس چندگانه؛
- پیام صوتی؛
- هویت تماس گیرنده؛
- انتظار تماس؛
- مدیریت حمل و نقل؛
- اطلاعات تماس گیرنده و خط تماس؛
- تماس با یک کلیک؛
- کنترل‌های بی صدا.
همانطور که می‌بینید ، تلفن‌های همراه نرم افزاری دارای تمام ویژگی‌هایی هستند که از یک تلفن سنتی انتظار می‌رود داشت باشد و حتی دارای ویژگی‌های بیشتری است که می‌تواند روی سیستم مرکز تماس شما پیاد سازی شود.
مزیت‌های سافت فون
حالا که با ویژگی‌های سیستم سافت فون آشنا شدیم وقت آن رسیده است که با مزیت‌های سافت فون بیشتر آشنا شویم:
1- کاهش هزینه‌ها
تلفن‌های نرم افزاری کاهش شدیید هزینه‌های سازمانی را به دنبال دارند. انواع مختلفی ازsoft phone وجود دارد که از نظر قیمت متغیر هستند اما تقریباً همه آن ها در هزینه شما صرفه جویی می‌کنند. تلفن نرم افزاری پرداخت شده از طریق ارائه دهنده VoIP شما معمولاً هزینه چندانی ندارد.
ثبت نام برای VoIP از طریق یک ارائه دهنده معمولاً به شما امکان می‌دهد با حداقل هزینه، حداقل در مقایسه با هزینه سخت افزار دفتر کار برای تلفن های سنتی، به یک برنامه تلفن نرم افزاری دسترسی داشته باشید.
بیشتر بخوانید: WebRTC چیست؟ و چگونه کار می کند؟
2- تجهیزات کمتر
سافت فون‌ها نسبت به راه‌حل های صوتی قدیمی به تجهیزات بسیار کمتری نیاز دارند. سیم کشی مسی که برای اتصال تلفن ثابت مورد نیاز است دیگر مورد نیاز نیست و نصب پر هزینه PBX سرور لازم نیست.
3- امکان برقراری Video Conferencing & Calling
به جای نصب یک سیستم ویدیو کنفرانس پر هزینه برای مشاغل شما ، یک سافت فون می‌تواند کنفرانس چند طرفه و مکالمه ویدیویی را بدون هزینه اضافی انجام دهد.
4- ایجاد داخلی‌های جدید
با ورود به داشبورد و ایجاد تنظیمات لازم، داخلی‌های جدیدی اضافه کنید. دیگر نیازی نیست که سیم‌ها را به فضای جدید متصل کنید.
5- امکان پاسخگویی به صورت 24 ساعته
یکی از مزیت‌های عمده سافت فون این است که میتوانید آن را به هر کجا ببرید. برنامه خود را دوباره روی رایانه جدید نصب کنید و آن را به هر تلفن همراه اضافی اضافه کنید. هرگز نگران هزینه جابجایی و نصب مجدد تجهیزات نخواهید بود. اگر لب تاپ یا گوشی همراه استفاده می‌کنید که میتوانید آن‌ها را هر جایی بخواهید با خود ببرید. اما اگر از کامپیوترهای ثابت استفاده می‌کنید* کافی است این برناه را روی سیستم‌های خود نصب کنید و کار تمام است.
